FAQ-lijst Corona maatregelen

De algemene uitgebreide maatregelen die ondertussen werden genomen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, zorgen er voor dat personen en organisaties, ook al reorganiseren zij zich maximaal om hun werking te vrijwaren, buiten hun wil hun verplichtingen in veel situaties niet meer kunnen nakomen.

(Aanvulling volgens INF/20/119 - 15/05/2020): Om nodeloze administratie ingevolge deze crisis bij alle diensten te vermijden worden de reglementaire termijnen voor het indienen en vervolledigen van aanvragen en voor het indienen van opgevraagde verslagen of attesten (waaronder ook een aanvraagformulier voor een tegemoetkoming voor incontinentiemateriaal), facturen en betaalbewijzen en de geldigheidstermijn van goedgekeurde IMBtegemoetkomingen automatisch verlengd met 120 dagen, indien de in de infonota vermelde termijnen geheel of gedeeltelijk samenvallen met de periode van civiele noodsituatie zoals bepaald door de Vlaamse Regering (voorlopig werd deze periode bepaald van 20 maart 2020 tot en met 17 juli 2020; de periode van civiele noodsituatie kan door de Vlaamse Regering nog verlengd worden). Aangezien het VAPH reeds op 13 maart 2020 communiceerde over de mogelijke problemen ingevolge de maatregelen ter bestrijding van COVID 19, hanteert het VAPH voor de toepassing hiervan de periode vanaf 13 maart 2020. We willen nogmaals benadrukken dat deze verlenging van de termijnen met 120 dagen omwille van de genomen maatregelen ter bestrijding van COVID 19 automatisch gebeurt vanuit de administratie en hiervoor dus geen formulieren overmacht mogen ingediend worden. Overmacht kan niet worden gemotiveerd enkel verwijzend naar de maatregelen die door de federale overheid of het VAPH zijn uitgevaardigd ter bestrijding van COVID 19. De voorgestelde werkwijze uit de infonota 20/22 dd. 13 maart 2020 is reeds sinds de infonota 20/25 dd. 17 maart 2020 niet meer van toepassing.

Ter verduidelijking: 

Elke aanvraag die werd ingediend en waarvan de wettelijke termijn voor de vervollediging geheel of gedeeltelijk samenvalt met de periode van de uitzonderlijke maatregelen (13/03 t.e.m. 17/07) wordt automatisch met 120 dagen verlengd. De aanvraagdatum moet zich daarvoor niet noodzakelijk situeren tussen 13/03 en 17/07.

Stel dat je een aanvraag IMB indiende op 1/02/2020 en 6 maanden de tijd hebt als MDT voor het het vervolledigen van de aanvraag, dan overlapt die termijn met de periode van de crisismaatregelen en wordt de termijn van 6 maanden automatisch verlengd met 120 dagen. Die extra termijn van 120 dagen die het VAPH aan de MDT's geeft, wordt automatisch toegevoegd aan de reguliere termijn. In dit voorbeeld zou je volgens de reguliere termijn uiterlijk op 31/08/2020 alle noodzakelijke verslagen en documenten voor de aanvraag moeten bezorgen aan het VAPH maar omwille van de crisisperiode die deze aanvraag doorkruist heeft, heb je als MDT tot en met 29/12/2020 de tijd om alles in te dienen.

Stel dat je diezelfde aanvraag indiende op 1/10/2019, dan had je volgens de reguliere termijn tot 31/03/2020 de tijd om de aanvraag te vervolledigen. Ook daar overlapt de reguliere termijn met de periode van de crisismaatregelen die voor het VAPH begon op 13 maart 2020. Hierdoor wordt ook in dit geval de termijn voor de vervollediging verlengd met 120 dagen. In dit geval moet je ten laatste op 29/07/2020 de aanvraag volledig indienen.

 De termijn kan indien nodig en afhankelijk van het verdere verloop van deze crisis bovendien geherevalueerd en bijgestuurd worden. Concreet gaat het o.m. over volgende termijnen:

• termijnen correctie OP PVB (onvolledig/onvoldoende) bij vragen PVB
• termijn indienen modules MDV bij vragen PVB, hulpmiddelen en vervoers- en verblijfskosten in het gewone onderwijs
• termijnen vervolledigen aanvragen hulpmiddelen, tolken Vlaamse gebarentaal en vervoers- en verblijfskosten in het gewone onderwijs (correct gehandtekend aanvraagformulier, attesten school,...)
• termijnen indienen van facturen en betaalbewijzen

Het uitstel van 120 dagen geldt ook wanneer u reeds eerder overmacht aanvroeg om andere redenen. Ook in dit geval wordt de aanvraag niet stopgezet maar krijgt u 120 dagen extra de tijd voor de vervollediging.

Dat betekent dat als enkel de termijn voor de overmacht deels of volledig overlapt met de periode van de uitzonderlijke maatregelen deze termijn ook verlengd wordt met 120 dagen.

Het indienen van een verzoek tot heroverweging is in se een beslissing van de persoon met een handicap of zijn wettelijk vertegenwoordiger. Het formulier kan perfect door hen ingevuld, ondertekend en ingestuurd worden. Indien daar enige begeleiding bij nodig is dan kan dit volgens ons ook telefonisch gebeuren.  Fysiek clientencontact is hierbij niet noodzakelijk.

Het VAPH voorziet op relatief korte termijn bovendien een uitbreiding van de mogelijkheden in mijnvaph.be voor de persoon met een handicap. Het elektronisch indienen van een verzoek tot heroverweging zal daarmee mogelijk worden.

Bovendien is er  nadat het verzoek tot heroverweging werd ingediend,  nog voldoende mogelijkheid om het verzoekschrift te vervolledigen en bijkomende motivering over te maken. 

Dit is inderdaad het geval. Waar in principe de richtlijn geldt dat een OP-PVB  10 maanden geldig is en A001 6 maanden, is ook hier de verlenging van 120 dagen voorzien. 

Ja, hier verwijzen we graag naar het volgend punt 2. Indienen modules

Vanaf 18 mei 2020 kunnen onderstaande beperkende maatregelen (in cursief) enigszins versoepeld worden en is een gedeeltelijke en geleidelijke doorstart van de werking en dienstverlening mogelijk. Opgelet: de richtlijnen kunnen wijzigen. Bij een ongunstige evolutie van COVID-19 kunnen de versoepelde maatregelen ook opnieuw teruggedraaid worden. 

Als een face-to-faceondersteuning aangewezen is, zoals bijvoorbeeld in het kader van module B bij de MDT’s, dan wordt bij voorkeur geopteerd voor ambulante ondersteuning binnen de voorziening, op de dienst zelf of in een daarvoor ingerichte externe setting. Zo heeft de professional immers een optimale controle over de toepassing en naleving van de principes van social distancing en hygiëne.

(aanvulling volgens INF/20/119 - 15/05/2020) Hoewel de maatregelen voor het aangaan van fysieke klantcontacten systematisch versoepeld worden, zal het VAPH nog steeds  telefonische klantcontacten of contacten via video-overleg e.d. aanvaarden als mogelijk alternatief van een fysieke begeleiding in het kader van de opmaak van het multidisciplinair verslag. In dringende situaties kan de versoepeling op het vlak van klantcontacten wel een oplossing bieden (zoals bijvoorbeeld voor de opmaak van module B). Het VAPH verplicht echter niemand om in die gevallen klantcontacten te organiseren. Dit is een mogelijkheid die met de verschillende betrokkenen moet besproken worden.

Het VAPH raadt aan om ook fysieke klantcontacten in het kader van de opmaak van het multidisciplinair verslag te vermijden. Bezoeken van het multidisciplinair team aan de cliënt (in de thuissituatie of in de voorziening) en bezoeken van de cliënt aan het kantoor van het multidisciplinair team moeten tot nader order geannuleerd worden. 

Om de werking als MDT toch te kunnen verderzetten, worden voor de opmaak van de modules voor de duur van de maatregelen volgende uitzonderingen toegestaan:

• Een module A en module C wordt aanvaard op basis van een telefonische contactname met de cliënt. De noodzakelijke gegevens (bv. audiogram, medische verslagen…) kunnen per post of per mail aangeleverd worden aan het MDT.
• Module D wordt aanvaard op basis van een contactname met de cliënt via telefoon, chat, sociale media, videoconferentie ... Ook voor dringende, noodzakelijke aanpassingen aan de woning kan een virtueel bezoek (vb. via videochat of videobellen) aan (het desbetreffende deel van) de woning volstaan, eventueel aangevuld met gekende gegevens door eerdere huisbezoeken. Voorwaarde is wel dat u als MDT ervan overtuigd bent dat het gevraagde hulpmiddel de goedkoopst-adequate en noodzakelijke oplossing is en dat het ook effectief kan geplaatst/gebruikt worden in die situatie. De nodige maten kunnen mits begeleiding door de cliënt zelf genomen worden. Filmpjes van aan te passen delen van de woning kunnen doorgestuurd worden. Als u geen mogelijkheden ziet of twijfelt over de juiste aanpak kunt u het KOC (zie contactgegevens onderaan) contacteren om samen uit te zoeken hoe er zonder huisbezoek alsnog een goed advies kan gegeven worden. In geval er voor de beoordeling van de doelmatigheid van de aangevraagde hulpmiddelen getest moet worden, kan het MDT zich baseren op een testverslag dat de cliënt aanlevert.
• Voor module B kan er geen uitzondering toegestaan worden. De fysieke aanwezigheid van de persoon (in het kader van observatie) en informanten is een noodzakelijke voorwaarde. Indien het MDT inschat dat de module B niet tijdig kan vervolledigd worden, kan overmacht worden aangevraagd.  Concreet betekent dit dat een module B niet kan worden opgesteld op basis van een telefonische contactname of videochat. Klantcontacten in functie van module B moeten uitgesteld worden. Dit heeft tot gevolg dat aanvragen waarbij een module B noodzakelijk is, niet verder behandeld kunnen worden (vb. een aanvraag voor een PVB kan niet geprioriteerd worden, ook al werd reeds een module C ingediend).
• (aanvulling volgens INF/20/119 - 15/05/2020) Voor module B is een digitale afname nog steeds geen alternatief. Er kan wel gestart worden met fysieke klantcontacten in kader van ZZI-afnames. Die afname kan enkel plaatsvinden als voldaan is aan de veiligheidsrichtlijnen zoals beschreven in infonota INF/20/117. Als het voor het MDT of de cliënt niet mogelijk is te voldoen aan de veiligheidsmaatregelen, mag het ZZI niet worden afgenomen.

Als de module volgens één van bovenstaande alternatieven tot stand kwam, moet het MDT dat vermelden in een opmerkingenveld in de module.

In de meest recente infonota (20/85) staat nieuwe afspraken opgenomen m.b.t. dossiers maatschappelijke noodzaak: Aanvragen waarbij een module B noodzakelijk is, kunnen niet verder behandeld kunnen worden (vb. een aanvraag voor een PVB kan niet geprioriteerd worden, ook al werd reeds een module C ingediend). Voor maatschappelijke noodzaak geldt volgende uitzondering: 

Een uitzondering op deze richtlijn wordt gemaakt voor aanvragen maatschappelijke noodzaak waarbij de volledige aanvraagprocedure moet doorlopen worden.

• Indien de persoon nog niet erkend werd als een persoon met een handicap: Het MDT maakt een uitgebreide module A (met omschrijving van de beperkingen, zodat op basis van deze module geoordeeld kan worden over de handicap) en een module C op. De PEC oordeelt over de erkenning van de handicap en de RPC bekijkt of er sprake is van maatschappelijke noodzaak. Indien de PEC oordeelt dat de persoon niet erkend kan worden als een persoon met handicap, wordt een voornemen tot weigering van de handicap verstuurd en wordt het dossier niet voorgelegd aan de RPC. Als de PEC de handicap erkent, wordt het dossier wel rechtstreeks doorgestuurd naar de RPC. Indien de RPC vervolgens van oordeel is dat er geen sprake is van maatschappelijke noodzaak (er wordt nog niet geoordeeld over de prioriteitengroep), wordt de aanvraag alsnog on hold gezet totdat er een ZZI volgens de vooropgestelde richtlijnen kan worden afgenomen. Indien de RPC de aanvraag maatschappelijke noodzaak wel goedkeurt, krijgt het MDT de uitzonderlijke toestemming om een ZZI digitaal (bij voorkeur via videochat, anders telefonisch) af te nemen. Nadat het ZZI is ingediend, wordt het PVB ter beschikking gesteld.
• Indien de persoon wel al erkend is als een persoon met een handicap: Het MDT maakt een module C op, waarna de RPC bekijkt of er sprake is van maatschappelijke noodzaak. Indien de RPC vervolgens van oordeel is dat er geen sprake is van maatschappelijke noodzaak, wordt de aanvraag alsnog on hold gezet totdat er een ZZI volgens de vooropgestelde richtlijnen kan worden afgenomen. Indien de RPC de aanvraag maatschappelijke noodzaak wel goedkeurt, krijgt het MDT de uitzonderlijke toestemming om een ZZI digitaal (bij voorkeur via videochat, anders telefonisch) af te nemen. Nadat het ZZI is ingediend, wordt het PVB ter beschikking gesteld.

Een module A en module C worden aanvaard op basis van een telefonische contactname met de cliënt. De noodzakelijke gegevens (bv. audiogram, medische verslagen…) kunnen per post of per mail aangeleverd worden aan het MDT.

Het VAPH liet weten dat in dergelijke gevallen steeds met hen contact moet opgenomen worden. Dit kan via mail: [email protected] . Het VAPH bekijkt dan altijd met het team wat binnen het huidig kader mogelijk is. Ze benadrukken dat het altijd per dossier wordt bekeken. MDT's moeten dus dergelijke vragen rechtstreeks met het VAPH (team indicatiestelling) opnemen. Het VAPH tracht dan samen met het betrokken MDT tot een oplossing te komen. 

Het VAPH vraagt om in deze gevallen steeds met hen contact op te nemen. Dit kan via mail: [email protected] . Het VAPH bekijkt dan altijd met het team wat binnen het huidig kader mogelijk is. Ze benadrukken dat het altijd per dossier wordt bekeken. MDT's moeten dus dergelijke vragen rechtstreeks met het VAPH (team indicatiestelling) opnemen. Het VAPH tracht dan samen met het betrokken MDT tot een oplossing te komen. 

Door bovenstaande maatregelen bestaat de kans dat personen met een tijdelijk PVB na noodsituatie er niet in slagen om tijdig een definitief PVB na noodsituatie te bekomen. Personen waarbij het tijdelijk PVB na noodsituatie een einddatum heeft die valt in de periode van civiele noodsituatie (momenteel vastgelegd op 20 maart 2020 - 17 juli 2020, maar kan nog verlengd worden indien nodig) krijgen een verlenging van hun budget. Hun budget wordt (ongeacht de eigenlijke einddatum) verlengd tot het einde van de periode van civiele noodsituatie plus 120 dagen. Dat betekent dat hun budget verlengd wordt tot en met 14 november 2020. De betrokken personen worden daar persoonlijk over op de hoogte gebracht.

Module D wordt aanvaard op basis van een contactname met de cliënt via telefoon, chat, sociale media, videoconferentie. Ook voor dringende, noodzakelijke aanpassingen aan de woning kan een virtueel bezoek (vb. via videochat of videobellen) aan (het desbetreffende deel van) de woning volstaan, eventueel aangevuld met gekende gegevens door eerdere huisbezoeken. Voorwaarde is wel dat u als MDT ervan overtuigd bent dat het gevraagde hulpmiddel de goedkoopst-adequate en noodzakelijke oplossing is en dat het ook effectief kan geplaatst/gebruikt worden in die situatie. De nodige maten kunnen mits begeleiding door de cliënt zelf genomen worden. Filmpjes van aan te passen delen van de woning kunnen doorgestuurd worden. Als u geen mogelijkheden ziet of twijfelt over de juiste aanpak kunt u het KOC (zie contactgegevens onderaan) contacteren om samen uit te zoeken hoe er zonder huisbezoek alsnog een goed advies kan gegeven worden. In geval er voor de beoordeling van de doelmatigheid van de aangevraagde hulpmiddelen getest moet worden, kan het MDT zich baseren op een testverslag dat de cliënt aanlevert. Als de module volgens één van bovenstaande alternatieven tot stand kwam, moet het MDT dat vermelden in een opmerkingenveld in de module.

Bij de datum van de intake kan de datum van het eerste telefoongesprek genoteerd worden. Bij datum huisbezoek moet telkens 01/01/1111 ingevuld worden. Op die manier is het steeds duidelijk welke modules zonder huisbezoek opgemaakt werden.

Het multidisciplinair overleg voor de opmaak van de modules moet niet fysiek plaatsvinden. Als alternatief kan een telefonisch overleg met de vereiste disciplines volstaan. Een overleg via mail is niet voldoende om te spreken van een muldisciplinair overleg.

Het VAPH doet de nodige inspanningen om de interne (commissie)werking zoveel als mogelijk te continueren binnen de mogelijkheden die de huidige maatregelen toelaten.

NIEUWE INFO! (3/7/2020) De oorspronkelijke testfase werd vrijwel onmiddellijk bij de start (midden maart) stopgezet door de maatregelen ter bestrijding van COVID-19. Ondertussen zijn er heel wat versoepelingen gebeurd  waardoor het ook mogelijk wordt om de testfase te herstarten. Het VAPH schuift 1/10/2020 naar voor als datum voor de heropstart van de testfase.

Het VAPH raadt aan om fysieke contacten in het kader van de testfase van de ‘methodiek zorgzwaartebepaling voor minderjarigen’ te vermijden tot 1 oktober. Deze maatregel geldt dus voor uw contacten met zowel de minderjarige cliënten als de informanten (ouders, begeleiders, ...) die deelnemen aan het onderzoek. Bezoeken van het multidisciplinair team aan de cliënt en informanten (in de thuissituatie of in de voorziening) moeten tot dan geannuleerd worden. Ook de bezoeken van de cliënt en informanten aan het kantoor van het multidisciplinair team moeten tot dat ogenblik geannuleerd worden. Concreet betekent dit dus dat de inschalingen in functie van het onderzoek moeten uitgesteld worden tot 1 oktober. 

Het agentschap Opgroeien zal de door hen erkende en gesubsidieerde multidisciplinaire teams geen bijkomende richtlijnen geven in verband met COVID-19.
De MDT’s dienen de instructies van de eigen sector te volgen. Zoals steeds vertrouwen wij op de deskundigheid van de MDT’s bij het verrichten van kwaliteitsvolle indicatiestellingen. De MDT’s kunnen rekenen op het begrip en flexibiliteit van onze regionale medewerkers.

Vanuit Opgroeien liet men eind april weten: "Er wordt gewerkt aan een algemene communicatie in afstemming met het VAPH en de Opgroeien-maatregelen ivm mobiele werking." Duidelijkheid over het verschijnen van deze communicatie ontvingen we nog niet.

Gaat het hier om een verzwaring van iemand die momenteel budget krijgt?
Indien dit niet het geval is wordt er aangeraden te wachten tot een face to face contact weer mogelijk is, op dit moment worden er geen PAB's toegekend. En het is niet zo dat, zoals bij de volwassenen, de meervraag apart op de wachtlijst komt.
Indien het gaat over een lopend budget zal het behelpen zijn en zal digitaal contact moeten volstaan.

Gelet op de uitzonderlijke omstandigheden en de maatregelen die in het kader van het coronavirus zijn uitgevaardigd, kunnen aanvragen door de persoon met een handicap of zijn vertegenwoordiger ook via het e-loket Mijn VAPH worden ingediend. Deze documenten moeten geen handtekening bevatten van de cliënt en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger, gelet op het feit dat het niet voor iedereen mogelijk is om documenten af te printen en in te scannen. Deze regeling geldt zowel voor algemene documenten (verzoek tot heroverweging, …) als aanvraagdocumenten (bv. Aanvraag hulpmiddelen en aanpassingen, gemotiveerde aanvraag, aanvraagprocedure NAH, …). Voor documenten die via het e-loket Mijn VAPH worden ingediend, moet er voor de duur van deze uitzonderlijke omstandigheden geen ondertekend exemplaar met de post worden verstuurd.

Deze regeling is niet van toepassing voor documenten waar er nog andere actoren het document moeten ondertekenen (bv. aanvraag directe financiering geïnterneerden, medisch attest voor de aanvraag van een persoonsvolgend budget via de spoedprocedure, aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van incontinentiemateriaal…). Voor deze documenten geldt de reguliere werkwijze en moeten de documenten via de post worden bezorgd. Tot op heden worden de poststukken verwerkt. Indien dit in de toekomst zou wijzigen, brengen we u daarvan op de hoogte.

Sinds de laatste oplevering van de Helios-applicatie is het voor MDT’s ook mogelijk om het formulier ‘Aanvraag Hulpmiddelen en aanpassingen’ (vroeger A001) op te sturen naar het VAPH. Dit documenttype werd onder de naam ‘A001’ toegevoegd zodat MDT's de papieren versie kunnen doorsturen in de plaats van de cliënt. Belangrijk is dat het doorgestuurde document getekend moet zijn door de cliënt (persoon met een handicap of wettelijk vertegenwoordiger). Anders kan het VAPH dit document niet aanvaarden.

Dit is een tijdelijke maatregel in de corona-periode. Met deze maatregel willen we de digitale doorstroming van documenten naar het VAPH tijdens deze crisis faciliteren. U ontvangt een bericht wanneer deze maatregel wijzigt.

U vindt op deze pagina ook een overzicht van welke documenten op welke manier kunnen bezorgd worden aan het VAPH tijdens de coronacrisis.

Vanaf 18 mei 2020 kunnen de beperkende maatregelen enigszins versoepeld worden en is een gedeeltelijke en geleidelijke doorstart van de werking en dienstverlening mogelijk. Opgelet: de richtlijnen kunnen wijzigen. Bij een ongunstige evolutie van COVID-19 kunnen de versoepelde maatregelen ook opnieuw teruggedraaid worden.

Doorstart van de ondersteuning kan niet voor personen met acute symptomen van de bovenste of onderste luchtwegen (hoesten, niezen, keelpijn, hoofdpijn, koorts): voor hen is geen ambulante of mobiele face-to-faceondersteuning mogelijk; ondersteuning op afstand (telefoon, online gesprek) kan wel en wordt ten zeerste aanbevolen. Enkel in zeer uitzonderlijke situaties kan er toch overgegaan worden tot fysiek contact, maar dan moeten de strikte veiligheidsmaatregelen in acht genomen worden zoals van kracht voor de verzorging en ondersteuning van personen met een (vermoeden van) COVID-19-besmetting.

Tijdens alle activiteiten geldt het principe van social distancing (min. 1,5 meter) en respecteert elke deelnemer (cliënt en begeleider) de algemene voorzorgsmaatregelen met betrekking tot hygiëne.

Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om de infrastructuur aan te passen en om beschermingsmateriaal te voorzien. Het is de verantwoordelijkheid van iedere persoon om de basisregels toe te passen. De cliënten worden verondersteld om maximaal zelf in mondmaskers te voorzien.

Mobiele en ambulante begeleidingen met fysiek contact worden stopgezet. Er wordt gevraagd over te gaan op begeleidingsmethodieken op afstand: telefonisch, chat, video-begeleiding,  Om deze reden zal het VAPH telefonische klantencontacten of contacten via video-overleg e.d. aanvaarden als mogelijk alternatief van een fysieke begeleiding voor de diensten die personen met een (vermoeden van) handicap begeleiden in het doorlopen van hun proces van vraagverheldering en bij het opstellen en indienen van een OP PVB, zoals de Diensten Ondersteuningsplan (DOP) en Diensten Maatschappelijk Werk (DMW) van een mutualiteit. Dit op voorwaarde dat de diensten oordelen dat deze begeleiding op die wijze in de concrete situatie kwalitatief kan verlopen. 
Er wordt onderzocht in hoeverre afwijkingen in de regelgeving moeten en kunnen voorzien worden indien een dienst niet het vereiste aantal begeleidingen haalt.

De aanvraagdatum van een vraag naar persoonsvolgend budget is de datum waarop het OP PVB ingediend wordt bij het VAPH. Als het OP PVB elektronisch wordt verzonden, geldt de datum waarop het OP PVB elektronisch werd aangeleverd als aanvraagdatum. Aangezien DOP’s en DMW’s gemachtigd zijn om OP’s PVB elektronisch in te dienen via mijnvaph en hiervoor geen fysiek contact noodzakelijk is met de cliënt, voorziet het VAPH geen uitzondering om de aanvraagdatum van een vraag PVB te bepalen (zie ook punt elektronisch bezorgen van documenten).